Prozessmanagement

Effizienz durch Prozessanalyse

Von Jens Bartels · 2015

Schwachstellen in der Prozesskette aufzuspüren ist oft ein schwieriges Unterfangen.

Im Zeitalter der Digitalisierung lassen sich Unternehmensabläufe mithilfe ganz neuer Prozessanalyse-Technologien in größtmöglicher Transparenz darstellen und Verbesserungspotenziale identifizieren. Dadurch können Unternehmen schnell Zeit und Geld sparen. Ein weiterer positiver Effekt sind die damit verbundenen direkten Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.

Wer auf die Gründe für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens blickt, entdeckt in der Regel mehrere unterschiedliche Faktoren. Ein immer mehr in den Fokus von Unternehmenslenkern rückender Erfolgsfaktor ist eine hohe Qualität von Geschäftsprozessen. Schnell stellt sich die Frage, wie sich Prozesse innerhalb eines Unternehmens optimieren lassen. Um einen Prozess zu optimieren, ist es unter anderem notwendig, den Ist-Zustand von Geschäftsabläufen zu verstehen. Schon hier stoßen viele Unternehmen an ihre Grenzen. Zudem sind klassische Tools zur Prozessoptimierung oder der Fehleranalyse oft limitiert sowie zeitintensiv und stellen häufig nicht die betriebliche Realität dar.

Neue Technologie

Hier kommt das Process Mining ins Spiel. Diese Technologie des Prozessmanagements ermöglicht es, Business-Prozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und zu analysieren. In diesem Kontext hat sich Process Mining als Schnittstelle zwischen den Bereichen Data Mining und Business Intelligence (BI) etabliert. Setzt man sich mit Process Mining intensiver auseinander, kommt sehr schnell die Frage nach der Abgrenzung zu den beiden anderen Bereichen auf. Die Antwort: Während beim Process Mining der Prozess im Vordergrund der Betrachtung steht, arbeitet das traditionelle BI rein datenorientiert.

Schwachstellen aufspüren

Ausgangspunkt des Process Mining ist die Analyse großer Mengen an Prozessdaten, sogenannten Event Logs. Um den tatsächlich verwendeten Prozess zu identifizieren, wird geprüft, inwieweit die Informationen zu dem modellierten Prozess passen. Intelligente Software-Tools greifen im Rahmen dieser Technologie in Echtzeit auf eine große Anzahl an Daten unterschiedlicher IT-Systeme zurück. Die meisten Tools arbeiten reibungslos etwa mit dem System Hana des Software-Konzerns SAP zusammen. Bei der Datenextraktion und Prozessanalyse werden Verfahren und Algorithmen eingesetzt, die teilweise speziell hierfür entwickelt wurden. Zum Einsatz kommen aber auch Verfahren und Algorithmen aus Gebieten wie dem Data Mining oder Machine Learning.Process Mining erlaubt es, größtmögliche Transparenz in Unternehmensprozesse zu bringen, interne Prozesse zu beleuchten und nicht zuletzt Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dadurch können Firmen schnell Geschäftsprozesse nachbessern, um Zeit und Geld zu sparen. Kurz gesagt: Process Mining hat direkte Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg. Die Technologie liefert einen Vorteil, den früher oder später jedes Unternehmen brauchen wird.

Vielfältig einsetzbar

Grundsätzlich kann Process Mining im Unternehmen überall dort eingesetzt werden, wo einzelne Schritte eines Prozesses digitale Spuren hinterlassen. Dazu gehören Unternehmensbereiche wie die Revision, das Accounting, das Supply Chain Management oder der Kundenservice. Und welche Wirtschaftszweige können diese Technologie nutzen? Es lassen sich viele Branchen finden, wo es Anwendungsszenarien für das Process Mining gibt. Die Beispiele reichen von großen Industrieunternehmen oder Banken und Versicherungen über Paketzusteller und Flughäfen bis hin zu Telekommunikationsanbietern oder Unternehmen aus dem Gesundheitssektor. Experten gehen übrigens davon aus, dass diese Disziplin in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen wird.