Vor der Reise

Pflicht und Vergnügen im Gepäck

Von Karl-Heinz Möller · 2015

Zum Geheimnis einer erfolgreichen Geschäftsreise gehören viele Details. Allerdings: Ohne eine so exakt wie möglich erarbeitete Vorbereitung dürfte sie nur in den seltensten Fällen gelingen. Manager, die sich in der Regel dafür wenig Zeit nehmen, übergeben diese Aufgabe spezialisierten Agenturen.

Weder Skype noch den verschiedensten Formen von Telefonie oder Videofonie – beispielsweise Telefon- oder Videokonferenzen – ist es gelungen, die Beliebtheit von Dienstreisen zu gefährden. Offensichtlich ist das direkte Gespräch unter vier und mehr Augen nicht zu ersetzen. Digitalisierung und Internet spielen dabei zwar eine wichtige Rolle, dienen aber mehr der Information und Organisation.

Worauf kommt es nun an, damit Geschäftsreisen ein Erfolg werden? Vorausgesetzt, sie haben einen realen Hintergrund und dienen einem bestimmten betrieblichen Zweck. Sie werden nicht allseits geliebt und sorgen sowohl beruflich als auch privat für erhebliche Anstrengungen. Real sind Dienstreisen für viele Mitarbeiter und Chefs dennoch notwendiger Teil des Jobs.

Planung, Detailkenntnis und Fokus sind die Basis für Erfolg

Stress, endlos lange Arbeitstage und hohe Anforderungen an Flexibilität sind die häufigen Begleiter. Oft fällt der Erfolg trotz großen Aufwandes mager aus, weil die Vorbereitungen nicht optimal abgestimmt sind. Fazit aus vielen Kommentaren im Netz und persönlichen Beiträgen ist, dass nur intensiv geplante und konkret auf ein Ziel fokussierte Dienstreisen mehr einbringen als sie kosten.In den vielen großen und kleinen Details stecken die Tücken. Fällt ein Flug aus, bleibt die Bahn stehen, steckt der Wagen im Stau fest, erkrankt ein wichtiger Gesprächspartner – solche und andere unvorhersehbaren Momente machen eine exakte Planung schwierig.Abgesehen von Basisdaten, wie lange die Geschäftsreise dauern soll, welche Terminstruktur vorliegt, welche Geschäftspartner aufgesucht werden, muss ein möglichst präziser Ablaufplan für die Reise erstellt werden. Je detaillierter dieser ist, umso besser.

Platz für das Reisedrehbuch bietet das Smartphone

Dieses für die Geschäftsreise elementare Dokument ist gespickt mit Daten: Abfahrt und Ankunft, Infos zu den Verkehrsmitteln, Koordinaten des Zielortes, Routen, Alternativmöglichkeiten bei Ausfällen, Telefonnummern und Mailadressen. Informationen vor Ort beinhalten Holservice, Währung, Kreditkarten, Unterkunft und technische Ausstattung am Treffpunkt. Präsentationen und Vorträge speichern im Notebook, zur Sicherheit auf einem Stick. Als Guide für das Reisedrehbuch und Taktgeber der ­Termine liefert ein Smartphone beste Dienste. Die Planung reicht bis zur Wahl der Kleidung. Der falsche Griff in den Schrank, ob festlich, business oder casual, kann vor allem in fernen Ländern zum Affront führen.Reisedokumente, die zur Einreise und für den Aufenthalt im betreffenden Land erforderlich sind (Reisepass, Visum, Versicherungsschein, ­Impfbescheinigungen, …), ebenso Flugticket, Fahrkarten, ­Reiseinformationen etc. sollten immer parat sein. Fakten über Land und Leute, Sitten und Umgangsformen können nicht schaden. Eventuell ist auch ein Wörterbuch nützlich. Sind nun alle Vorbereitungen abgeschlossen, empfiehlt sich Sie ein nochmaliger Check des ­Ablaufplans. Denn der Teufel steckt meist im Detail.