Prozessoptimierung

Der Druck, der aktuell auf den Chefetagen lastet, ist enorm: Krisenzeiten zwingen Unternehmen dazu, die finanzielle Situation permanent im Blick zu behalten. So überrascht es nicht, dass Kostenmanagement auch im Jahr 2025 weltweit die höchste Priorität für Unternehmen hat: So nehmen derzeit 33 Prozent der Betriebe rund um den Globus die Optimierung ihrer Ausgaben in den Fokus, hat zuletzt eine Umfrage der Boston Consulting Group ergeben. Das sind noch einmal acht Prozentpunkte mehr als im Jahr zuvor. Auf den Plätzen zwei und drei folgen die Bereiche Wachstum und Umsatzmanagement. Gleichzeitig hatten laut der Umfrage viele Unternehmen Schwierigkeiten, ihre Einsparziele im Jahr 2024 zu verwirklichen: Im Durchschnitt wurden nur 48 Prozent der geplanten Maßnahmen realisiert. Die größten Einsparpotenziale sehen die befragten Führungskräfte dabei in den Bereichen Kundenservice, Vertrieb, Marketing und Lieferkettenmanagement. 

Doch Vorsicht: Ein überhastetes Kürzen von Ausgaben kann auch Chancen vernichten und die Wettbewerbsfähigkeit gefährden. Kurzfristige Einsparungen wie die Reduzierung von Projektbudgets oder die Senkung von Marketing- und Betriebsausgaben können zwar vorübergehend für Entlastung sorgen, haben jedoch oft nur eine begrenzte oder mitunter sogar kontraproduktive Wirkung. Effizientes Kostenmanagement ist daher mehr als Sparen. Es erfordert ein strategisches Vorgehen, bei dem Prozesse nicht nur kostengünstiger, sondern auch besser gestaltet werden.

Prozessoptimierung: Chancen durch KI

Helfen kann dabei die Digitalisierung: Hand in Hand mit innovativen Technologien und der Automatisierung von Geschäftsprozessen helfen KI-Lösungen schon heute, Prozessgeschwindigkeiten zu erhöhen, Mitarbeitende bei Routinetätigkeiten zu entlasten und dadurch Kosten zu optimieren. Auch der Einsatz von ERP-Systemen unterstützt Firmen dabei, die Effizienz zu steigern. Zwar kann die Umsetzung kurzfristig zu einem Anstieg der Kosten führen, weil die Implementierung neuer Technologien sowie die Digitalisierung von Prozessen mit erheblichen Investitionen einhergehen. Dafür haben Unternehmen, die konsequent Schritte in diese Richtung gehen, gute Chancen, langfristig wettbewerbsfähiger zu sein.

Wie groß der Wunsch nach Prozessoptimierung und wie hoch der Stellenwert neuer Technologien in vielen Firmenzentralen sind, zeigen exemplarisch die Ergebnisse der Geschäftsreiseanalyse 2024 des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR). Mit rund 95 Prozent wählten nahezu alle Befragten die Prozessoptimierung auf Platz eins im Ranking der zu behandelnden Themenfelder für den in den vergangenen Jahren angewachsenen Kostenblock der Geschäftsreisen. Inzwischen ist laut der Analyse auch das Thema KI bei mehr als die Hälfte der großen Unternehmen fest verankert, bei den kleineren bislang nur bei etwa jedem dritten. Dieser Unterschied könnte mit der höheren Komplexität der Reiseprozesse in den großen Firmen zusammenhängen, bei denen der Einsatz von KI deutlichere Vorteile bei der Verbesserung, Einsparung oder auch Vereinfachung von Prozessen bewirken kann. Um Prozesse effektiv zu gestalten, wandeln sich dabei oftmals auch die Anforderungen an die Mitarbeitenden. Im Fall von Mobilitätsverantwortlichen in Unternehmen bedeutet diese Entwicklung zum Beispiel, dass sie mehr denn je zu Schnittstellen-Managern zwischen den Bereichen Personal, Einkauf, Finanzen oder auch der IT werden. Zur Wahrheit gehört letztendlich aber auch, dass es keine universelle Strategie für effektives Kostenmanagement gibt. Unternehmen müssen ihre eigenen Lösungen finden, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. In einem herausfordernden Marktumfeld bleibt diese Aufgabe aber der Schlüssel zu stabilen Margen und langfristigem Erfolg.