Bürosoftware

Das effiziente Büro

Von Jens Bartels · 2019

Ohne die Hilfe softwarebasierter Lösungen lässt sich der Alltag im Büro kaum noch bewältigen. Dies gilt unter anderem für die Kommunikation und Kollaboration von Teams: Sie sind dank smarter Instrumente so einfach wie nie. So können die Beteiligten ganz unterschiedliche Prozesse effektiver, transparenter und reibungsloser gestalten.

Nahaufnahme: Laptop und Tablet, welche beide gleichzeitig von einer Sekretärin bedient werden. Thema: Bürosoftware
Der Arbeitsalltag lässt sich ohne neue Technologien kaum noch bewältigen. Foto:iStock / metamorworks

Rechnungen werden digitalisiert, Akten elektronisch archiviert, Teams arbeiten an unterschiedlichen Standorten, haben aber gemeinsam Zugriff auf Dokumente und Informationen: Das digitale Büro erobert den Mittelstand. Der Bericht zur Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ liefert eine Bestandsaufnahme zur Umsetzung des digitalen Büros in Deutschland: Mit 47 Prozent organisiert und verwaltet fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland Dokumente digital. Im Vergleich zu 2017 ist das ein Anstieg von 14 Prozentpunkten. Fest steht: Durch die digitale Transformation lassen sich Effektivität und Effizienz im Arbeitsalltag signifikant steigern.

Einfach kommunizieren

Eine wichtige Rolle spielt in diesem Zusammenhang der Einsatz von Kommunikationsinstrumenten. So besitzt heutzutage das auch unter dem Begriff Team-Messenger bekannte digitale Instrument für die interne Abstimmung und Kommunikation eine Reihe praktischer Funktionen: Mitarbeiter haben ihr eigenes Profil, können Informationen posten, die Beiträge ihrer Kollegen liken und sich in Gruppen, die entweder privat oder konzernweit sichtbar sind, miteinander austauschen.

Bürosoftware: In Echtzeit Projekte steuern

Darüber hinaus ermöglicht eine smarte Projektmanagement-Software eine effektive Zusammenarbeit mit Teams, Kollegen, Kunden oder Partnern unabhängig von Standort und Einsatzbereich. Dabei fasst etwa eine App Dateien, Aufgaben oder Nachrichten an einem sicheren Ort zusammen und stellt diese über eine zentrale Plattform mit smarter Workflow-Unterstützung bereit. Auf diese Weise können Mitarbeiter auch mobil und plattformunabhängig in Echtzeit auf benötigte Daten zugreifen, Aufgaben verwalten und nicht zuletzt den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Oft lassen sich dabei Zugriffs- und Datenschutzeinstellungen individuell für jedes Projekt anpassen und komfortabel steuern. Dies ist in Zeiten wachsender Anforderungen an die Sicherheit von Daten auch dringend geboten.

Studie

Mittelständische Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen laut einer Studie von Bitkom ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 Prozent) sowie zur Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78 Prozent).

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