Geschäftsreise planen

Der Weg zum Ziel

Von Claudia Harbinger · 2019

Geschäftsreisen sind aus dem Unternehmensalltag nicht wegzudenken. Kunden und Lieferanten wollen besucht und neue Vertragsabschlüsse herbeigeführt werden. Als großer Wirtschaftsfaktor generieren die Touren zudem Umsätze an den Zielorten. Für die Mitarbeiter ist jedoch vor allem eine gut geplante Route von Bedeutung.

Geschäftsmann mit Aktentasche steigt eine Treppe hinauf. Im Himmel über ihm ist ein Flugzeug zu sehen.
Eine gute Reiseplanung reduziert den Stress. Foto: iStock / SARINYAPINNGAM

Die Zahl spricht für sich. Über 189 Millionen Geschäftsreisen haben deutsche Unternehmen allein im Jahr 2018 absolviert. „Der überwiegende Teil fand im Inland statt und betraf den Mittelstand“, sagt die Vize-Präsidentin des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. Inge Pirner. Doch egal ob es nach München oder Japan geht, die Aufgabe des Travel Managers ist immer die gleiche: die Mitarbeiter schnellstmöglich, einfach und stressfrei von A nach B bringen.

Vielfältige Gründe

Im Vordergrund stehen dabei neben den Kosten vor allem die Reisemittel, mit denen die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, unterwegs erfolgreich ihre Aufgaben zu erfüllen. Wichtig bei der Planung ist die Gesamtbetrachtung. Während man im Zug möglicherweise besser arbeiten kann, ist der Flieger vielleicht schneller am Zielort. Unschlagbar in puncto Flexibilität ist aber das Auto – wer am Zielort verschiedene Termine eng koordinieren muss, ist gerne mit dem Firmenwagen unterwegs. Unwägbarkeiten bleiben jedoch bei jedem Verkehrsmittel: Bahnverspätungen, Flugausfälle, Staus und Funklöcher machen manches angestrebte Geschäft zunichte. Die verstärkte Diskussion um Klimaschutz und Nachhaltigkeit regt dazu an, unnötige Business-Trips komplett zu vermeiden. Das Travel Management sollte zudem die Themen Work-Life-Balance, altersgerechtes Reisen, Servicequalität und Datenschutz auf dem Schirm haben.

Geschäftsreisende sitzt im Zug und arbeitet am Laptop. Thema: Geschäftsreise planen
Die meisten Geschäftsreisenden bleiben im Inland. Foto: iStock / Digital Vision

Neue Technik, um Geschäftsreise zu planen

Die Digitalisierung bietet neue Wege, indem sie mithilfe des Internets Kommunikation und Konferenzen über große Distanzen möglich macht. Unternehmen können notwendigerweise viel reisenden Mitarbeitern spezielle Online-Tools an die Hand geben, die ihnen bei der Reiseplanung helfen. So kann eine Benutzeroberfläche ein vom Travel Management erarbeitetes Angebot verschiedener Verkehrsmittel und Unterkünfte bündeln, die individuell ausgewählt werden können. Der Dreiklang aus Suchen, Buchen und Reisen gestaltet sich so viel effizienter. Eine zentrale Bezahlfunktion ist ein weiteres Plus. „Geschäftsreisende sollten unterwegs nicht noch mit Portemonnaie oder Kreditkarte hantieren müssen, sondern sich auf ihre Meetings konzentrieren können“, betont Inge Pirner.

Bei Auslandsreisen spielen bei der Berechnung der Dauer die Gepflogenheiten des Gastlandes eine Rolle. Die Zeit, die für Geschäftsabschlüsse gebraucht wird, hängt auch von den Gesprächspartnern und ihren Vorstellungen darüber ab, wie man Verhandlungen führt. Bei deutschen Unternehmen mit über 1.500 Angestellten dauerte fast jede fünfte Businessreise ins Ausland mindestens vier Tage.

Unternehmensintern sind klare Reiserichtlinien wichtig, nicht nur wegen bürokratischer Anforderungen wie der Meldepflicht von Geschäftsreisenden in das EU- und EFTA-Ausland sowie des zu erbringenden Nachweises der deutschen Sozialversicherung, sondern auch wegen der Abrechnung. Werden Bonusmeilen und Give-aways aus Loyalitätsprogrammen privat genutzt, muss der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil gegebenenfalls lohnversteuern.

Fünf Tipps für eine entspannte Geschäftsreise

Frühzeitig buchen

Vor allem bei Messen und Kongressen ist es wichtig, Hotel und Mietwagen frühzeitig zu buchen. So steigen die Chancen auf ein günstiges Zimmer in der Nähe des Veranstaltungsortes. 

Auf die Wege achten

Ist die Strecke vom Hotel zur Veranstaltung oder zum Kunden lang, kann das wertvolle Zeit und Nerven kosten. Denn fremde Routen, Stau und überfüllte Bahnen zehren am Nervenkostüm. Also sollten Reisende besser dort übernachten, wo das Event stattfindet. 

Mit Handgepäck reisen

Wer mit kleinem Gepäck reist, spart nicht nur Zeit beim Check-in, weil Gepäckaufgabe und -abholung entfallen. Er kann auch sicher sein, dass der Koffer – und damit auch die Business-Outfits – auf der Reise nicht verschwinden.

Versicherungen helfen bei Pannen

Unfall, Krankheit, Gepäckverlust – spezielle Reiseversicherungen helfen im Notfall.

Freizeitangebote im Blick

Konzerte, Sehenswürdigkeiten, Feste: Wer hart arbeitet, muss sich auch entspannen. Damit Geschäftsreisende nicht ihre gesamte Freizeit im Hotelzimmer verbringen, empfiehlt es sich, frühzeitig die Freizeitaktivitäten am Zielort zu planen.

Weiterführende Artikel

Array
(
    [micrositeID] => 21
    [micro_portalID] => 27
    [micro_name] => Intelligente Unternehmensführung
    [micro_image] => 4583
    [micro_user] => 1
    [micro_created] => 1460722842
    [micro_last_edit_user] => 1
    [micro_last_edit_date] => 1576074258
    [micro_cID] => 640
    [micro_status] => 1
    [micro_cache] => 0
    [deleted] => 0
)