Digitale Technologien

Arbeiten zuhause – effizient und sicher

Von Hartmut Schumacher · 2020

Frau, die vor einem Laptop sitzt und sich Notizen macht.
Auch im Homeoffice sind smarte Lösungen gefragt. Foto: iStock/CentralITAlliance

Homeoffice rettet die Produktivität von Firmen in Corona-Zeiten, ohne dabei die Gesundheit der Mitarbeiter aufs Spiel zu setzen. Aber trotz aller moderner Informations- und Kommunikationstechnik treten beim Arbeiten zu Hause doch Probleme auf, die Zeit und Nerven kosten. Glücklicherweise gibt es Hilfsmittel, mit denen sich diese Schwierigkeiten überwinden lassen.

Bedingt durch die Corona-Krise, arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom arbeiteten Mitte März 49 Prozent der berufstätigen Deutschen zumindest teilweise im Homeoffice. Für ein gutes Drittel von ihnen ist dies ein völlig neues Erlebnis, denn vor der Krise war es ihnen nicht erlaubt. Voraussichtlich wird auch nach der Pandemie Homeoffice in deutschen Unternehmen eine größere Rolle spielen als bisher. 

In vielen Büroberufen ist Homeoffice prinzipiell auch kein Problem. Denn eine Tabellenkalkulation, eine Customer-Relationship-Management-Software oder ein Buchhaltungsprogramm beispielsweise lässt sich in der Regel ebenso daheim auf einem Notebook oder PC bedienen. 

Der Teufel liegt allerdings im Detail. Denn viele kleine Tätigkeiten, für die es im herkömmlichen Büro Routineabläufe gibt und über die man sich daher keine großen Gedanken macht, entpuppen sich im Homeoffice als Stolpersteine oder als Zeitfresser. Der Umgang mit eintreffender Post beispielsweise, der Zugriff aufs Firmennetz, die Besprechungen mit Kollegen, das Unterschreiben von Schriftstücken oder die Sicherheit von Daten.

Unlösbare Probleme sind dies nicht. Allerdings muss das Unternehmen etwas Arbeitszeit und Geld investieren, um für optimale Abläufe zu sorgen. „Die Corona-Pandemie und die drastischen Beeinträchtigungen des öffentlichen Lebens erzwingen ein radikales Umdenken in der Kultur vieler Unternehmen“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. „Digitale Technologien sind der Schlüssel, um die Arbeitsfähigkeit von Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen auch in dieser außerordentlichen Krisensituation zu gewährleisten“, ergänzt der IT-Experte.

Zugriff aufs Firmennetz

Eine grundlegende Voraussetzung für sinnvolles Arbeiten im Homeoffice ist der Zugriff auf die Daten, die im firmeneigenen Netz des Unternehmens vorliegen. Allerdings: „Die IT-Sicherheit muss auch im Homeoffice berücksichtigt werden“, so ein TÜV-Experte. Der Zugriff aufs Firmennetz sollte daher ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen. Mithilfe eines Virtual Private Network (VPN) lässt sich dies verwirklichen. Im Idealfall ist der Zugriff durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt, also beispielsweise durch ein temporäres Kennwort, das der Mitarbeiter zusätzlich zum herkömmlichen Kennwort eingeben muss.

Private Computer?

Ergonomisch sinnvoller als ein Notebook auf dem Sofa ist zwar ein PC auf einem Schreibtisch. Wenn der Homeoffice-Arbeitsplatz aber doch auf ein Notebook hinausläuft, dann ist es ratsam, eine separate Tastatur und Maus zu verwenden sowie einen externen Monitor. Zudem sollten Homeoffice-Mitarbeiter für ihre Arbeit ausschließlich firmeneigene IT-Geräte benutzen. Private Geräte sind oft nicht ausreichend gesichert und stellen daher ein Einfallstor für Hacker dar.

Ebenfalls wichtig für die Sicherheit: Der Computer sollte mit einem Kennwort geschützt sein. Nicht nur im ureigenen Interesse des Unternehmens, sondern auch, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen, falls am Homeoffice-Arbeitsplatz personenbezogene Daten verarbeitet werden. Vor allem auf Notebooks, die auch unterwegs zum Einsatz kommen, sollte zudem die Festplattenverschlüsselung eingeschaltet sein, damit die gespeicherten Daten auch dann geschützt sind, wenn das Gerät verloren geht oder gestohlen wird.

Digitale Technologien: Virtuelle Computer

Die Alternative zu einem firmeneigenen Computer nennt sich „Desktop-as-a-Service“. Gemeint ist damit ein virtueller Computer, dessen Bedienungsoberfläche über das Internet auf dem eigenen Endgerät (also Desktop-PC oder Notebook) angezeigt wird. Der Vorteil einer solchen Cloud-Lösung besteht darin, dass die Unternehmensdaten nicht dauerhaft auf dem Computer des Homeoffice-Mitarbeiters gespeichert, sondern immer nur kurzzeitig dargestellt werden.

Verwandt damit sind Remote-Desktop-Lösungen. Sie erlauben es, vom eigenen Computer aus über das Internet auf einen realen Computer zuzugreifen, der im Büro steht. Eine solche Lösung lässt sich unter Umständen schneller einrichten als eine Desktop-as-a-Service-Lösung, ist letzten Endes aber weniger flexibel.

Post digitalisieren

Eine zweite fundamentale Bedingung für das Arbeiten im Homeoffice sind Unterlagen, die digital statt auf Papier vorliegen – so zum Beispiel Schriftstücke, die per Briefpost ins Unternehmen gelangen. Eine Möglichkeit: Es muss mindestens ein Mitarbeiter vor Ort sein, um die eintreffenden Schriftstücke zu digitalisieren und im Firmennetz zu speichern. Sollte dies nicht möglich sein, beispielsweise weil der Betrieb unter Quarantäne steht, dann gibt es die Alternative, einen externen Dienstleister mit dem Digitalisieren der eintreffenden Post zu beauftragen.

Bildausschnitt einer Hand, die mit einem Stift auf einem Tablet unterschreibt.
Die digitale Unterschrift gewinnt an Bedeutung. Foto: iStock/dimarik

Digitale Unterschrift

Viele Schriftstücke sind nur mit einer Unterschrift rechtsgültig. Wenn solche Schriftstücke digital verschickt werden sollen oder wenn der Unterschriftsberechtigte sich an einem anderen Ort befindet, dann sind digitale Signaturlösungen die Rettung. Sie erlauben, die Unterschrift mittels des berührungsempfindlichen Bildschirms eines Smartphones oder Tablets unter das Schriftstück zu setzen. Verschlüsselte Übermittlungen und Signaturzertifikate sorgen dabei für die Daten- und die Rechtssicherheit.

Videokonferenzen

Besprechungen zu zweit oder im größeren Kreis lassen sich in Homeoffice-Zeiten durch Videotelefonate oder Videokonferenzen ersetzen. Unternehmen haben dabei die Wahl, entweder die Videokonferenz-Lösung selbst zu betreiben oder auf einen Online-Dienst zurückzugreifen. Die erste Möglichkeit ist prinzipiell etwas aufwendiger, gibt dem Unternehmen aber eine größere Kontrolle über den Umgang mit den anfallenden Daten. Bei der zweiten Möglichkeit sollten Unternehmen Anbieter bevorzugen, die ihren Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum haben oder in einem Land mit gleichwertigem Datenschutzniveau.

Wussten Sie schon, dass…

… der Bedarf an Büroflächen nach Schätzungen von Wirtschaftswissenschaftlern durch die in Corona-Zeiten gestiegene Akzeptanz von Homeoffice-Arbeit nachhaltig um zehn Prozent sinken wird? Das jedenfalls erwarten die Experten des Instituts der Deutschen Wirtschaft (IW). Firmen sehen die Chance einer Kostensenkung, heißt es beim IW.

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