Travel-Management

Ohne Reisen geht es nicht

Von Michael Gneuss und Katharina Lehmann · 2019

Unternehmer und Arbeitnehmer wissen Geschäftsreisen zu schätzen. Fast ausnahmslos werden die Vorzüge der Business-Ausflüge gesehen. Kein Wunder also, wenn auch die Ausgaben im vergangenen Jahr wieder gestiegen sind. Allerdings stören aufwendige Buchungen und Bürokratie viele Manager. Die Hoffnung ruht daher auf einer zunehmenden Digitalisierung und Vereinfachung der Prozesse.

Geschäftsreisender steht am Flughafen und sieht ein Flugzeug abheben. Thema: Travel-Management
Flüge machen 21 Prozent der Geschäftsreisekosten in Deutschland aus. Foto: iStock / anyaberkut

Noch nie haben in Deutschland so viele Menschen ihre Koffer gepackt, um eine Geschäftsreise zu machen, wie im vergangenen Jahr. Laut einer Analyse des Verbandes deutsches Reisemanagement (VDR) stieg deren Zahl um sieben Prozent auf zwölf Millionen. Auch die Anzahl der Reisen kletterte nach oben, wenngleich nicht ganz so stark. Mit 189,6 Millionen nahm sie um 1,1 Prozent zu. Insgesamt führte das zu Ausgaben in Höhe von 53,5 Milliarden Euro. Auch das ist ein Anstieg gegenüber 2017, und zwar um 1,8 Prozent. 

So schlecht war die Stimmung in der deutschen Wirtschaft also offenbar nicht. Schließlich gelten Geschäftsreisen als ein sensibler Seismograf für die aktuelle Lage in den Unternehmen. Denn wenn gespart werden muss, trifft das in der Regel auch die Reisebudgets. Im Jahr 2018 stiegen die Ausgaben pro Reise jedoch wieder an. Nachdem der finanzielle Aufwand für eine Geschäftsreise von 2016 auf 2017 um drei auf 307 Euro sank, wurde im vergangenen Jahr das Niveau von 310 Euro wieder erreicht. Pro Person und Tag zahlten die Firmen 162 Euro, nach 157 Euro im Jahr zuvor. Zum Vergleich: Einen Tag im Urlaub lassen sich die Deutschen im Durchschnitt 81 Euro kosten. Die Mehrheit der Geschäftsreisenden (63 Prozent) wird aus extern bedingten Motiven unternommen. Das heißt: Die Gründe für die Trips sind Treffen mit Kunden oder Lieferanten sowie Besuche von Messen und Ausstellungen. Unternehmensinterne Meetings, Fortbildungen sowie die Mitarbeit in Arbeitsgruppen sind in 37 Prozent der Fälle der Anlass für die Geschäftsreise. 

Persönlicher Kontakt ist wichtig

Im Zuge der Digitalisierung könnten künftig vor allem interne Treffen durch Videokonferenzen und sonstige webbasierte Lösungen der Kommunikation und Kollaboration entfallen. Allerdings sind sich Geschäftsreisende der Bedeutung von persönlichen Treffen durchaus bewusst. Rund um den Globus zählen sie Vertrauensbildung (38 Prozent), das bessere Kennenlernen von Kunden und Kollegen (32 Prozent) und die Effizienzsteigerung (31 Prozent) zu den drei wichtigsten Vorteilen von Geschäftsreisen. Das ergab eine Befragung des Geschäftsreiseanbieters Carlson Wagonlit Travel (CWT). Vor allem für Europäer hat das Kennenlernen von anderen Menschen die größte Bedeutung (37 Prozent). Aber auch 36 Prozent der Amerikaner und 25 Prozent der Reisenden aus dem asiatisch-pazifischen Raum stufen den persönlichen Kontakt als außerordentlich wichtig ein. „Zu den aufregendsten Aspekten, die mit Geschäftsreisen verknüpft werden, gehört es, neue Länder zu entdecken, jemanden zum ersten Mal von Angesicht zu Angesicht zu treffen und das Sprechen mit Leuten, die helfen können, die eigene Karriere und das eigene Geschäft zu fördern“, sagt Niklas Andréen, Chief Traveler Experience Officer bei CWT. Unter dem Strich überwiegen die Pluspunkte aus Sicht der Geschäftsreisenden eindeutig die Nachteile der Business-Ausflüge. Rund 92 Prozent vertreten nach Zahlen von CWT diese Meinung. Am positivsten sind mit 94 Prozent die Reisenden aus Amerika gestimmt, Geschäftsreisende aus dem asiatisch-pazifischen Raum sehen das zu 93 Prozent so, Europäer zu 89 Prozent.

Menschen treffen in einer Ankunftshalle ein.
Das persönliche Treffen – für viele der wichtigste Aspekt einer Geschäftsreise. Foto: iStock / IPGGutenbergUKLtd

Buchung dauert vielen zu lange

Doch nicht alles rund um Geschäftsreisen wird günstig bewertet. Vor allem die Logistik, das Buchen von Hotels und Flügen, der Transport vor Ort und die Abrechnung der Kosten halten viele Reisende für verbesserungsfähig. So sind vor allem die deutschen Business Traveller der Meinung, dass Buchung, Planung und Verwaltung einer Geschäftsreise zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Das ergab eine Umfrage des Geschäftsreisetoolanbieters TravelPerk unter 1.000 Arbeitnehmern in Deutschland, die mindestens viermal im Jahr geschäftlich reisen. Demnach benötigten 75 Prozent der Befragten mehr als 30 Minuten, um eine einzelne Geschäftsreise zu buchen; 32 Prozent brauchten gar mehr als zwei Stunden. Und auch die Reisekostenabrechnung verschlingt Zeit: 65 Prozent der Geschäftsreisenden brauchten allein für die Reisekostenabrechnung noch einmal 30 Minuten oder mehr. Das ist eine recht lange Spanne unproduktiver Arbeitszeit – mit einer immensen wirtschaftlichen Dimension angesichts der rund 190 Millionen Geschäftsreisen in Deutschland pro Jahr. Auch die Bürokratie – wie zum Beispiel Meldepflichten – ist für viele ein großes Ärgernis. 

Travel-Management: Digitale Planung

Abhilfe könne da die Digitalisierung schaffen: „Eine Geschäftsreise kann heutzutage innerhalb von wenigen Minuten gebucht werden. Sie kann mit ein paar Klicks organisiert werden, inklusive automatisierter Rechnungsstellung. Ältere Systeme, komplizierte Prozesse und der Mangel an Richtlinien beziehungsweise deren klare Kommunikation führen jedoch zu höheren Zeit- und Administrationsaufwänden“, erklärt Eugen Triebelhorn, Country Manager Deutschland bei TravelPerk. Lange Abstimmungsprozesse, Genehmigungen und Rückrufaktionen seien heute nicht mehr erforderlich, all diese Dinge könnten in einer technologischen Lösung abgebildet werden.

Immerhin: Nach Angaben des VDR erfolgt zumindest die Reisebuchung in 56 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern inzwischen digital. Doch bei Reiseplanung und -genehmigung sowie bei der Reisekostenabrechnung ist in vielen Unternehmen noch Papier im Einsatz: So verarbeitet jede fünfte mittelständische Firma diese Prozesse noch komplett analog. Hier ist noch viel zu tun. Denn die Reisekostenabrechnung gilt den deutschen Geschäftsreisenden heute als fast so unangenehm, wie bei 40 Grad ohne Klimaanlage im Büro sitzen zu müssen, hat TravelPerk in seiner Umfrage erfahren.

Geschäftsreise-Trends 2020

Künstliche Intelligenz macht Geschäftsreisen in Zukunft noch komfortabler: Basierend auf vorangegangenen Buchungen schlägt KI den Geschäftsreisenden Optionen vor, die zu ihren Vorlieben passen – zeitaufwendige Recherchen entfallen.

47 Prozent der deutschen Berufstätigen wünschen sich, ihre Geschäftsreise mit einem Kurzurlaub zu verknüpfen und nach Kongress oder Meeting noch ein paar Tage vor Ort zu bleiben. „Bleisure“, also die Verbindung von Business und Leisure, nennt sich dieser Trend, bei dem Unternehmen für die ohnehin notwendige An- und Abreise sowie die Unterkunft während des Geschäftsaufenthalts aufkommen, Arbeitnehmer im Anschluss ihre Privatunterbringung selbst regeln.

Sharing liegt im Trend: Eine wachsende Zahl der Geschäftsreisenden nutzt bei Businesstrips lieber Homesharing-Angebote, bietet diese doch lokale und authentische Erlebnisse. Inzwischen erlauben auch über 40 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern, Sharing-Angebote zu buchen.

Kommunikation ist auch auf Geschäftsreise wichtig. Und noch immer liegt das Telefon auf Rang eins der Kommunikationsmittel – zumindest im privaten Bereich. So sprechen Geschäftsreisende mit Familie und Freunden primär über Telefon (44 Prozent), Skype (24 Prozent) und Textnachrichten (17 Prozent), während im Kollegenkreis die Kommunikation per E-Mail (44 Prozent) klar vor Telefon (24 Prozent) und Textnachrichten (14 Prozent) liegt.

Wer mitten in der Nacht am Ziel ankommt, wartet oft lange auf ein Taxi. In Zukunft gehört das jedoch der Vergangenheit an. Dann holen Hotelshuttles, bequem der App bestellt, Geschäftsreisende fahrerlos am Flughafen ab und fahren sie zum Hotel – und am nächsten morgen auch pünktlich zum Meeting.

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