Geschäftsreise planen

Die Zahl spricht für sich. Über 189 Millionen Geschäftsreisen haben deutsche Unternehmen allein im Jahr 2018 absolviert. „Der überwiegende Teil fand im Inland statt und betraf den Mittelstand“, sagt die Vize-Präsidentin des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. Inge Pirner. Doch egal ob es nach München oder Japan geht, die Aufgabe des Travel Managers ist immer die gleiche: die Mitarbeiter schnellstmöglich, einfach und stressfrei von A nach B bringen.

Vielfältige Gründe

Im Vordergrund stehen dabei neben den Kosten vor allem die Reisemittel, mit denen die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, unterwegs erfolgreich ihre Aufgaben zu erfüllen. Wichtig bei der Planung ist die Gesamtbetrachtung. Während man im Zug möglicherweise besser arbeiten kann, ist der Flieger vielleicht schneller am Zielort. Unschlagbar in puncto Flexibilität ist aber das Auto – wer am Zielort verschiedene Termine eng koordinieren muss, ist gerne mit dem Firmenwagen unterwegs. Unwägbarkeiten bleiben jedoch bei jedem Verkehrsmittel: Bahnverspätungen, Flugausfälle, Staus und Funklöcher machen manches angestrebte Geschäft zunichte. Die verstärkte Diskussion um Klimaschutz und Nachhaltigkeit regt dazu an, unnötige Business-Trips komplett zu vermeiden. Das Travel Management sollte zudem die Themen Work-Life-Balance, altersgerechtes Reisen, Servicequalität und Datenschutz auf dem Schirm haben.

Neue Technik, um Geschäftsreise zu planen

Die Digitalisierung bietet neue Wege, indem sie mithilfe des Internets Kommunikation und Konferenzen über große Distanzen möglich macht. Unternehmen können notwendigerweise viel reisenden Mitarbeitern spezielle Online-Tools an die Hand geben, die ihnen bei der Reiseplanung helfen. So kann eine Benutzeroberfläche ein vom Travel Management erarbeitetes Angebot verschiedener Verkehrsmittel und Unterkünfte bündeln, die individuell ausgewählt werden können. Der Dreiklang aus Suchen, Buchen und Reisen gestaltet sich so viel effizienter. Eine zentrale Bezahlfunktion ist ein weiteres Plus. „Geschäftsreisende sollten unterwegs nicht noch mit Portemonnaie oder Kreditkarte hantieren müssen, sondern sich auf ihre Meetings konzentrieren können“, betont Inge Pirner.

Bei Auslandsreisen spielen bei der Berechnung der Dauer die Gepflogenheiten des Gastlandes eine Rolle. Die Zeit, die für Geschäftsabschlüsse gebraucht wird, hängt auch von den Gesprächspartnern und ihren Vorstellungen darüber ab, wie man Verhandlungen führt. Bei deutschen Unternehmen mit über 1.500 Angestellten dauerte fast jede fünfte Businessreise ins Ausland mindestens vier Tage.

Unternehmensintern sind klare Reiserichtlinien wichtig, nicht nur wegen bürokratischer Anforderungen wie der Meldepflicht von Geschäftsreisenden in das EU- und EFTA-Ausland sowie des zu erbringenden Nachweises der deutschen Sozialversicherung, sondern auch wegen der Abrechnung. Werden Bonusmeilen und Give-aways aus Loyalitätsprogrammen privat genutzt, muss der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil gegebenenfalls lohnversteuern.