Nach der Reise

Analyse, Auswertung und Ansporn

Von Karl-Heinz Möller · 2015

Jede absolvierte Geschäftsreise ist ein Mosaikstein für ein zunehmend effizientes Reisemanagement. Vorausgesetzt sie wird im Nachhinein sorgfältig ausgewertet. Empfehlungen und Handlungsanweisungen werden an Mitarbeiter weiter gereicht und erhöhen nachhaltig das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Dienstreisen.

Schon auf der Rückfahrt von der Geschäftsreise beginnt die detaillierte Beurteilung des Business-Ausflugs. Fällt die Kosten-Nutzen-Analyse positiv aus? Waren die Vorbereitungen optimal? Ergeben sich aus den Gesprächen und Kontakten zukünftige Chancen? Welche betrieblichen Maßnahmen sind sofort in die Wege zu leiten? Stimmen die Ergebnisse mit den betrieblichen Richtlinien – Kosten, Compliance, Ressourcen und anderes – überein?

Eine ehrliche Bilanz der Reise ­verbessert die Effizienz

Nach der Reise ist vor der Reise. Zu einer genauen Analyse gehört unter anderem die genaue Erfassung der Ist-Ausgaben. Je nach Größe der Firma und Reisefrequenz gehen die Belege und eine Reisekostenabrechnung direkt in die Buchhaltung oder fließen in Reisemanagement-Systeme interner Abteilungen oder externer Agenturen ein. Auswertungen tragen zur genauen Erfolgsmessung bei. Die Etats variieren nach Branche, Größe und Unternehmensphilosophie. Unabhängig davon überschreiten laut aktuellen Studien von Branchenanalysten 40 Prozent der Unternehmen ihr geplantes Budget für Reisekosten. Bei der Nachbetrachtung sollte generell diskutiert werden, wann Reisen dieser Art sinnvoll sind. Auch wenn die Meinungen vieler Experten in dieser Frage gespalten sind, können mit einem umfassenden Reisemanagement Geschäftsreisen häufig mehr bewirken als ineffiziente Telefonkonferenzen.

Den offenen Diskurs pflegen

Zu viele Meetings behindern die Produktivität! Diese Meinung vertreten 65 Prozent der Befragten in einer vom Marktforschungs-Institut YouGov durchgeführten Erhebung. Die größten Hürden sehen sie in veralteten Strukturen und festgefahrenen Hierarchien. Umso wichtiger sei es, dass Unternehmen ihre Kommunikations-Strategien überdenken und immer wieder neu festlegen, wann welche Meetings sinnvoll sind, und wie sie stattfinden sollten. Persönliche Gespräche zu offenen Fragen direkt zu klären und einen offenen Diskurs anzuregen, führten nicht selten zu schnelleren Entscheidungen. Häufiger Grund für Dienstreisen sind Messen und Events. Ob für ein Fachpublikum oder der breiten Öffentlichkeit zugänglich, stellen sie besondere Anforderungen. Planung, Durchführung und Nachbereitung erfolgen nach anderen Kriterien. Ist die Veranstaltung vorbei, werden Besucherzahlen und Content-Reichweite gemessen. Videos und Präsentationen aller Vorträge wandern auf die Website und werden grafisch aufbereitet. Alle wichtigen Gäste und Kunden erhalten ein Danke mit den wichtigsten Informationen. Inhaltlich aufbereitet und weniger werblich werden die Fach- und Publikumsmedien mit News, Analysen, Texten und Fotos betreut.